Dormir cinco minutos más, dejar un par de cosas pendientes para el día siguiente, empezar a hacer ejercicio para el próximo lunes y otras trampas en las que es muy fácil caer pueden afectar seriamente tu nivel de productividad o el de tu equipo, tanto en el trabajo como en la vida cotidiana; la forma más responsable de ser un buen empleado o liderear a un grupo de trabajo es fomentar buenos hábitos ¿Cómo lograrlo? Aquí 10 tips
1. Internet
Ya que la mayoría de las oficinas tiene acceso a la red, es fácil que éste funcione como distracción continua. Caer en la tentación de revisar las redes sociales puede ser un asesino común de la productividad tanto en las oficinas como en casa. Si bien una buena práctica laboral que fomenta la convivencia es permitir las redes, hay que fijar límites y reglas para ello.
2. Recompensas
Pensar en comer un postre al final de la semana como recompensa por haber consumido los alimentos adecuados para incrementar la productividad o salir temprano el viernes porque no hay pendientes, la mayor parte del tiempo no tiene el efecto deseado. Esperar estas recompensas impide verte a ti mismo como una persona realmente productiva de tiempo completo.
Lo más responsable es que la empresa impulse los buenos hábitos a través de sugerencias en el comedor, colocación de espacios para ejercicio e incluso esparcimiento. En otras palabras, la convivencia y el llevar una vida sana es el objetivo, no el dar recompensas por esfuerzos.
3. Posponer
Comenzar el día realizando tareas fáciles y dejar lo más complejo para el final del día es una práctica común en horas de trabajo, y este es un terrible error. Hacer las tareas más difíciles cuando ya no se tiene la misma energía que al despertar causa un rendimiento deficiente e incluso un resultado de menor calidad.
Una empresa responsable debe impulsar que el trabajo importante se efectúe desde la primeras horas de la mañana, decreciendo poco a poco el nivel de intensidad conforme avanza el día, ya que incluso el organismo funciona de esta manera.
4. Juntas
Nada como una junta extensa y completamente innecesaria para cortar un día justo por la mitad, desconcentrar y romper con el flujo de actividades diarias. Hacer un uso adecuado de herramientas como el correo electrónico, los archivos compartidos y la mensajería instantánea puede ser el arma perfecta para erradicar esta amenaza y dejar únicamente las discusiones serias y presentaciones importantes para realizarse de forma presencial.
Es común en empresas que son «Mejores lugares para trabajar» fijar un límite de tiempo y los temas a tratar previo a cada reunión; esto puede contribuir a cumplir con objetivos claros, incrementar la productividad y evitar sensaciones de frustración que pueden invadir a los colaboradores y líderes tras ver afectadas sus actividades por una reunión innecesaria.
5. Multitask
A pesar de su popularidad como indicador de un alto nivel de productividad, la habilidad de hacer varias cosas a la vez resta eficiencia al trabajo realizado para cada una. De acuerdo con información de Business Insider sólo el 2% de la población es capaz de llevar a cabo múltiples tareas simultáneas sin sacrificar calidad. Para el resto de los mortales, se trata de una trampa que disminuye la atención.
Evitemos la irresponsabilidad como líderes de equipo de pensar que nuestra gente podrá hacer esto y mejor marquemos pautas claras de lo esperado.
6. Repetición de alarma
Pulsar el botón de «siesta» para que la alarma del despertador suene nuevamente tras unos cuantos minutos es el peor y probablemente el más popular de los asesinos, ya que cuando una persona despierta por primera vez su cuerpo comienza a liberar hormonas que lo ponen en estado de alerta y lo preparan para comenzar el día, mientras que el volver a dormir retrasa el proceso generando una sensación de cansancio.
De acuerdo con los expertos un sueño reparador requiere a menos de veinte minutos continuos para generar una sensación de descanso, por lo que las oficinas con la posibilidad de promover una siesta reparadora en determinado momento del día contribuyen a incrementar el nivel de productividad de sus colaboradores.
7. Falta de prioridades
Seguir múltiples objetivos de manera simultánea es un error común, trabajar el el área de comercialización luego de una larga carrera y comenzar a estudiar una ingeniería al mismo tiempo puede ser realmente improductivo.
Para el piloto de Warren Buffett este problema se solucionó con una lista de 25 cosas por conseguir en la vida que el inversionista le pidió hacer cuando detectó su falta de prioridades. Buffett aconsejó al piloto seleccionar únicamente cinco de ellas e ignorar el resto.
Es por ello que las empresas necesitan asegurarse de comunicar adecuadamente sus objetivos principales a fin de mantener a su equipo de trabajo enfocado en ellas e incentivar la creación de estrategias que permitan alcanzarlas de forma más eficiente.
8. Exceso de planificación
Las personas exageradamente organizadas tratan de planear meticulosamente cada momento del día, invierten bastante tiempo en ordenarlo todo y por desgracia la mayor parte de las veces las cosas ni siquiera salen según lo planeado, por lo que el más mínimo imprevisto puede arruinar su día completo.
Promover la planeación de entre cuatro y cinco horas de trabajo al día ayudará a los colaboradores no sólo a estar mucho más relajados y cubrir imprevistos ocasionales, sino también a ser mucho más productivos.
9. Falta de planeación
Así como el exceso de planeación puede tener repercusiones negativas en la productividad y el estado de ánimo, la falta de la misma puede generar resultados realmente frustrantes, ya que se pierde una gran cantidad de tiempo y se carece de la estrategia necesaria para alcanzar las metas propuestas.
Por ello es recomendable que las empresas se aseguren de que sus colaboradores tengan clara la meta y el camino a seguir para llegar a ella, a fin de evitar desvíos, tener un parámetro de medición y hacer los ajustes necesarios para optimizar el avance.
10. Celular
Finalmente, tu celular puede pasar de ser una excelente herramienta a un verdadero asesino de productividad, ya que este y otros dispositivos emiten la llamada luz azul que de acuerdo con diversos estudios puede dañar la visión y suprimir la producción de melatonina, una hormona encargada de regular el ciclo del sueño.
Para contribuir a erradicar a esta amenaza, las empresas deben mantener una política que limite los e-mails laborales a determinado horario y evitarlos durante la noche a fin de que sus colaboradores lleguen con una mejor actitud e incrementen su productividad en el horario de oficina.
