Un estudio de Project Management Institute. Conoce los 10 errores de comunicación más frecuentes que comenten los ejecutivos y algunas claves para solucionarlos.
1. No saber manejar emociones negativas
El estrés puede desencadenar momentos de enojo en el trabajo. Dar instrucciones en este estado de ánimo resulta contraproducente. Los empleados podrían sentirse intimidados y los clientes quedarse con la mala imagen de alguien Incapaz de lidiar con la frustración.
«Si transmito mi enojo o preocupación a mi equipo, afecto su productividad»,
dice Christian Vidal, director y fundador de Ingenia Muebles. Para atender este problema existen talleres de cooching, individuales o grupales, que ayudan a desarrollar la Inteligencia emocional.
2. Decir una palabra y negarlo con el cuerpo
No sólo las palabras comunican. Los gestos, la postura y los movimientos
con las manos pueden dar un mensaje contrario al que se quiere transmitir. Dar un saludo débil o evitar el contacto visual con las personas puede ser interpretado como inseguridad y dificultar la comunicación.
«Hay que tener cuidado en ser congruentes con lo que decirnos y con lo que nuestro cuerpo expresa», advierte Isaac Franklin, director general de Intermodal México (Imex), empresa de la división Transporte de Grupo México. «Yo me preocupo por alinear mi mensaje con la imagen que transmito, ya que, en ocasiones el lenguaje corporal es el que causa más impacto en el interlocutor» No se trata de fingir las poses, sino de ser natural. Intenta mantener el cuerpo y las facciones relajadas, dice Eric Jacquemin, analista en V Consultores. «Ofrece a tu interlocutor un semblante apacible que genere confianza para externar comentarios»
Decir «Yo» y no «Nosotros»
3. Decir «Yo» y no «Nosotros»
Comunicar los logros de la empresa a título personal y no mencionar los esfuerzos del equipo perjudica la comunicación Interna en la compañía y la imagen del líder. Los empleados pueden sentirse excluidos y, por lo tanto, serán menos participativos vos en la toma de decisiones y en la planeación de nuevos proyectos.
«Soy el primero en reconocer que los esfuerzos de los colaboradores han llevado a la empresa hasta donde está», dice Enrique Téllez, fundador de la inmobiliaria Desarrolladora del Parque. La simple frase: «Nosotros hemos logrado» motivará a los empleados a participar más, dice Félix Palacio, SOCIO director de Fair Play Consulting.
4. Mal uso y redacción de mails
Las personas envían correos para ahorrar tiempo en llamadas telefónicas y reuniones. Sin embargo, no es el mejor canal para dar una noticia difícil, como recortes de personal, y a veces pueden pasar días sin que el receptor lea el contenido del mensaje. Si, además, está mal redactado o con faltas de ortografía, no se entenderá y dará una imagen poco profesional.
5. Evadir temas díficiles
Los recortes de personal, una crisis financiera o un cambio radical dentro de la compañía pueden ser temas difíciles de comunicar a los empleados, Esta tarea no debe delegarse a otros y mucho menos, evadirla. No abordar estos asuntos puede transmitir la sensación de falta de autoridad o de un líder, los colaboradores no sabrán a quién dirigirse en caso de una crisis.
«Según la delicadeza del asunto debes decidir si harás una reunión en la que estén presentes todos los empleados o si hablarás con cada uno de forma individual». dice Patricia Gómez, directora general de HG Consultores, firma de capacitación especializada en comunicación asertiva, «Abordar la situación de manera ernpática y a tiempo evitará que el conflicto sea mayor», explica Fernando Gutiérrez, director de la División de Ciencias Sociales y Humanidades del Tecnológico de Monterrey.
6. No preparar una presentación
Llegar a una reunión de negocios sin haber preparado un discurso o una presentación, llevarla incompleta o con errores de ortografía denota falta de profesionalismo y no aportan valor a la audiencia, Saturar al Interlocutor con información irrelevante deja en evidencia la incapacidad de presentar las ideas de manera clara, así como falta de organización y desconocimiento del negocio.
«Intenta ser creativo al momento de presentar tus ideas, practica tu discurso con anterioridad y pide a tus colabores retroalimentación al respecto», aconseja Gómez, de HG Consultores. El libro How to Delíver a TED Talk, de Jeremy Donovan, comparte algunos consejos para tener un buen manejo del lenguaje corporal, del tono de voz y generar empatía con los interlocutores.
7. Huirle a la retroalimentación
Usar las sesiones de feedback para abordar sólo los aspectos negativos que los colaboradores deban mejorar es una de las principales razones por las que los empleados temen recibir retroalimentación y toman una actitud negativa frente a ella, La comunicación se dificulta más si tampoco hay apertura por parte de los altos mandos para escuchar la opinión de otras personas.
La retroalimentación tiene que ser un canal de dos vías, «El empleado debe saber que está haciendo bien o mal y el ejecutivo debe conocer qué puede hacer para ayudarlo», dice Franklin, de lmex «Nada de esto es posible si no se construye una cultura laboral sólida en la que exista confianza y libertad para expresarse». El libro Thanks far the Feedback: The Science and Art of Receiving Feedback Well, de Douglas Stone y Sheila Heen, puede ser una herramienta útil para perfeccionar este proceso de dar y recibir retroalimentación. Los autores combinan técnicas de la psicología y la neurociencia.
8. Hacer comentarios inapropiados
En ocasiones, los directivos hacen bromas que pueden llegar a ser ofensivas porque no toman en cuenta el carácter y los valores de cada persona, Los colaboradores rara vez externan su molestia por este tipo de comentarios lo que vuelve tensa la comunicación entre ambos.
Sin importar el cargo laboral o la amistad que exista entre los colaboradores debe existir una relación de respeto, aun en ambientes relajados, «Las bromas o chistes pueden ser un forma de motivación para algunos ejecutivos». dice Eric Jacquemin, de V Consultores, «No está mal, pero siempre hay que establecer criterios de lo que está permitido y lo que no».
9. Falta de asertividad
En ocasiones, los líderes no son capaces de manifestar lo que piensan de forma respetuosa, Por ende, les cuesta ser claros, congruentes y directos, Tienden a decir que sí, aunque en el fondo quieran decir que no.
«Cuando exiges un esfuerzo extra por parte de los colaboradores debes ser claro y explicarles que, a largo plazo, todos saldremos beneficiados, díce Vidal, de Ingenia Muebles, «Así estarán dispuestos a ayudar».
10. Hablarle igual a todos
Entablar una conversación sin tomar en cuenta la edad, el nivel académico o el cargo laboral de una persona, transmite la imagen de un ejecutivo monótono, al que le faltan conocimientos, creatividad y preparación.
«Siempre debes estar consciente del tipo de público y hablarle con el lenguaje, contexto y contenido al que está acostumbrado», recomienda Eduardo Lan, consultor y coach de transformación organizacional.
Fuente: ALMANZA, Brianda. El peso de las palabras. Expansión. Diciembre 5, 2014. Año XLV, n° 1155, p. 174 – 176
