La incorporación a la «nueva normalidad» probablemente no será un proceso sencillo. Será un cambio abrupto en la vida de todas las personas que afectará directamente a las actividades de diversas generaciones. ¿Cómo lo tomaremos? ¿Nos adaptaremos durante estos meses? Es difícil decirlo con exactitud.
Sin embargo, conformen pasen los días, vamos a ir conociendo las medidas a tomar en cada estado, ciudad y lugares de convivencia, esto incluye los espacios laborales.
Para aligerar el proceso, algunas firmas consultoras comenzaron a desarrollar guías y a compartir consejos con el fin de tener un regreso responsable al lugar de trabajo. Con este esfuerzo, identificaron tres fases que los empleadores deben conocer para mantener un espacio seguro. ¿Quieres conocerlas?
Fases hacia un regreso responsable al lugar de trabajo
Antes de volver a ocupar por uno o más días los espacios de trabajo y compartirlos con todo tu equipo, las empresas deben estar atentas a tres claves que permitirán regresar con precaución a las oficinas:
- La fase restringida: es la más estricta porque se conocer e integrar la nueva dinámica de salubridad en el uso de las oficinas con distanciamiento físico, así como nuevos estándares de limpieza y otras pautas. En el caso de tener salas de conferencias, estas no estarán disponibles, a menos que todos utilicen cubrebocas y otras herramientas, pero en esta fase no es recomendable realizar juntas.
- La Fase controlada: se recuperan algunas comodidades de los espacios de trabajo y posiblemente se pueda acortar distancia entre los colaboradores de manera flexible y segura. A tiempo, los clientes pueden volver a visitar las oficinas. La duración de esta fase es incierta, y quizá se comience a poner en marcha a finales del año.
- La fase sin restricciones: significa que las cosas están volviendo a la normalidad. Para entrar en esta fase, la orientación de la comunidad sanitaria mundial será un requisito previo.
No obstante, a medida que empiecen los planes para el regreso a la oficina, se deben tomar en cuenta los siguientes pasos, estos son pieza clave para mantener seguros los espacios de trabajo.
Paso 1: Establecer al equipo de trabajo
Es primordial establecer un grupo de trabajo de reingreso. Cuando se construya este equipo, se debe considerar crear un otro grupo de trabajo multidisciplinario.
Los miembros pueden incluir:
- Arquitectos.
- Recursos humanos.
- Marketing.
- Seguridad.
- Gestión.
El último grupo es el responsable de desarrollar el enfoque específico para volver a ingresar a las oficinas y comunicarlo a toda la empresa. Esta matriz debe identificar a los miembros de su «equipo de reingreso en el lugar de trabajo» y describir las responsabilidades individuales.
Paso 2: Atención a las pautas gubernamentales
Las empresas deben adherirse a las pautas gubernamentales. Estas cambian con frecuencia y se espera que lo hagan a medida que continúa la pandemia de coronavirus.
Consejo: las marcas deben asignar un recurso interno para mantener una base de datos actualizada con pautas gubernamentales para la reapertura. Es importante mantener un monitoreo constante.
Paso 3: Capacitación
Una de las principales prioridades durante la pandemia es hacer que los colaboradores se sientan cómodos y seguros al comenzar a reingresar al lugar de trabajo.
Dicha situación pondrá sobre la mesa diversos desafíos personales para el equipo de trabajo. El regreso efectivo al lugar de trabajo requiere un fuerte liderazgo, colaboración y compromiso de todos.
Las compañías que cuenten con ello pueden apoyarse del área de recursos humanos para brindar capacitación y orientar de mejor manera a los colaboradores.
Paso 4: Chequeo de salud
Se debe considerar equipar las áreas de recepción como estaciones de salud. Aquí es donde los colaboradores ingresan y salen. Además, con esta medida podrán recibir suministros como gel antibacterial y otro tipo de indicaciones.
El uso de una estación de salud es una actualización necesaria para garantizar que las oficinas puedan mantener controles de seguridad y rastreo de contactos. Especialmente durante los primeros días de regreso.
Paso 5: Mejores espacios
Los espacios deben brindar confianza a los colaboradores. Por eso es importante replantear el espacio y contar con lo siguiente:
- Reducciones de ocupación: se debe recopilar información sobre las capacidades actuales de la oficina y reducir la ocupación según las pautas.
- Mejorar la circulación: un punto importante es la dirección del tráfico peatonal, así como identificar la circulación bidireccional frente a unidireccional, marcar la circulación en el sentido de las agujas del reloj cuando sea posible y con ello evitar encuentros incomodos.
- Estaciones de trabajo: las estaciones deben asegurar el distanciamiento entre los colaboradores.
Paso 5: Limpieza del espacio
La limpieza debe ser prioridad para las organizaciones durante este proceso. Aunque la mayoría de las organizaciones cuentan con servicios de limpieza, ahora todos tenemos la responsabilidad individual de mantener limpias las instalaciones de la oficina y la comunidad.
Estos son algunos puntos clave:
- Determinar qué superficies se limpian y con qué frecuencia.
- Establecer una lista de suministros de limpieza necesarios para cumplir con el nivel de limpieza requerido en cada oficina.
- Configurar subestaciones de limpieza.
- Mantener un registro de limpieza que se actualice diariamente.
- Eliminar el desorden evaluando qué elementos se pueden mover o quitar por completo para reducir la manipulación o el contacto frecuente.
- Establecer asignaciones de electrodomésticos compartidos para esta primera fase y cómo desinfectar adecuadamente después de cada uso.
Paso 7: Coordinarse con las empresas que se comparte el espacio
Muchos lugares de trabajo están ubicados dentro de un corporativo con oficinas comerciales de múltiples inquilinos. Estos entornos profesionales incluyen ascensores compartidos, huecos de escaleras, gimnasios y cafeterías.
Los propietarios y sus equipos de administración deben mantener una alta comunicación para garantizar que los lugares de trabajo sean seguros para realizar sus actividades.
Poco a poco este tipo de pasos serán complementados con otros que ayudarán a que el regreso a las oficinas no sea un riesgo y la plantilla de trabajo retome esa seguridad y confianza de compartir espacios y convivir con sus compañeros.
Si deseas más información, te compartimos nuestra Guía para empleadores frente a COVID-19. ¡Estamos seguros que será de gran ayuda para ti! Con ella podrás desarrollar un plan que se adapte y ante todo, cuide la salud de sus colaboradores.
