Hay muchos aspectos que se deben considerar al momento de arrendar y equipar una oficina. No es solamente el presupuesto, sino también la eficacia energética, las normas de evacuación en caso de incendio, la iluminación, el mantenimiento, la limpieza y la seguridad. Todos estos aspectos consumen tiempo, dinero y energía, y son especialmente agobiantes en el caso de empresas nuevas o pequeñas.
«Eso es solamente la logística. En las empresas también se debe pensar de qué manera sus espacios de trabajo afectan la productividad, la moral del personal y la imagen. Lo que es conveniente en términos de presupuesto podrían tener una efecto o una vibra inapropiada para el personal y los clientes», dice Juan González de Regus para Centroamérica y El Caribe.
Las oficinas del siglo 21
Las empresas están cada vez más conscientes de que el entorno de trabajo influye en el rendimiento. Por eso, las empresas de diseño, publicidad y las de Silicon Valley, sobre todo, son pioneras en el desarrollo de oficinas asombrosas. De acuerdo con González, «además de fomentar la creatividad y la colaboración, estas oficinas mejoran la imagen corporativa y favorecen el reclutamiento de personal».
Sin embargo, los toboganes gigantes no son apropiados para todas las empresas. Los entornos de trabajo más eficientes y productivos reconocen que los individuos tienen sus propios estilos de trabajo y valoran la flexibilidad en su lugar de trabajo. No es solamente un asunto de espacio abierto versus cubículo. A pesar de lo genial o creativa que pudiera ser una oficina, la productividad de los empleados puede verse afectada si tienen que trabajar lejos de casa o del prestador de cuidado infantil de sus hijos. Ellos podrían preferir un espacio de trabajo más cercano a su casa.
El surgimiento del «tercer espacio»
La necesidad de facilitar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal es una de las razones del surgimiento del «tercer espacio» de trabajo, vale decir, gente que realiza sus trabajos en ubicaciones distintas a una oficina fija o al hogar. González dice que «en vez de viajar a la oficina cada día, los oficinistas están trabajando en ubicaciones alternativas durante una parte o toda la semana, ya sea llevando sus computadoras portátiles a un centro de negocios conveniente, haciendo trabajos de papeleo en el tren o reuniéndose en una cafetería. Ellos reducen el desplazamiento al lugar de trabajo y utilizan su tiempo de manera más productiva».
Dichos beneficios destacan la importancia de la conveniencia, pero también el acceso a un entorno profesional y a instalaciones de oficina. Por esa razón, permitir que el personal trabaje en casa o en cafeterías puede ser flexible, pero no eficiente ni productivo.
A continuación, Juan González comparte siete secretos para obtener una oficina cool y más productiva:
1. La ubicación es tan importante como el interior. Permitir que las personas trabajen cerca de casa puede mejorar su productividad de manera más efectiva que si rediseñara la oficina. El 68% de las empresas aseguran que las prácticas de trabajo flexible tales como ofrecer alternativas de ubicación y horarios causa que el personal se vuelva más energizado y motivado.
2. Algunas tareas pueden resultar más fáciles en entornos diferentes, por ejemplo, un día los empleados podrían querer un espacio silencioso para concentrarse y otro día un espacio profesional para reunirse con clientes. El personal se beneficia del acceso a una gama de espacios de trabajos.
3. Fijarse en los niveles de ruido. Casi seis de cada diez trabajadores afirman que el ruido de fondo causa una «deterioración importante» en sus capacidades de concentración.El trabajo en espacios abiertos y en cubículos son conocidos por esto, pero es posible utilizar muebles y alfombras absorbentes de ruidos.
4. Experimentar con el color. Los verdes y azules ligeros son utilizados para inducir calma y claridad y son buenos para los espacios de reunión. Los colores cálidos promueven la creatividad.
5. No ser genial solamente por serlo. El diseño de un lugar de trabajo debe adaptarse a la imagen, marca y personal de una empresa. Más importante que los toboganes gigantes podría ser una dirección que sea considerada profesional por el público y una ubicación con fácil acceso para los clientes y el personal.
6. Ser ecológico. Utilice oficinas con eficiencia energética y mobiliario proveniente de fuentes sostenibles y también considere de qué maneras las opciones flexibles de trabajo, tales como trabajar más cerca de casa, pueden reducir el impacto ambiental del desplazamiento al lugar de trabajo.
7.Considerar la tercerización. Al utilizar espacios de trabajo y centros de negocios flexibles se libera a los gerentes y empresarios de tareas tales como equipar una oficina, enfrentar requerimientos de salud y seguridad y organizar la mantención, recepción y servicios públicos.
Fuente: MBA & Educación Ejecutiva
