Estamos a una semana de terminar el año y darle la bienvenida al 2018. Muchas personas dedican estos últimos días a recordar lo que vivieron, los éxitos que alcanzaron, la gente que conocieron o dejaron de ver, los errores de los que aprendieron y los nuevos retos personales y profesionales que se proponen.
En Expok, creemos que también es un buen momento para que las empresas reflexionen sobre sus actividades, las enseñanzas que dejó el 2017 y las áreas de negocio en las que se puede mejorar. Pero no solamente vamos a fomentar esta introspección, la comenzaremos nosotros mismos.
Como una compañía enfocada en la comunicación de la responsabilidad social (RS), estamos pendientes de las iniciativas que implementan otros corporativos a favor de la sustentabilidad en el medio ambiente y la sociedad, así como la gobernanza ética y transparente.
Sin embargo, a veces estamos tan concentrados en informar acerca de los esfuerzos y logros de otros, que no prestamos la atención debida a lo que sucede al interior de nuestra empresa, la manera en que nos dirigimos con nuestros grupos de interés y nuestras prácticas de negocio con clientes.
Lamentablemente, tuvimos una mala experiencia con una empresa en la que creímos haber encontrado un nuevo aliado para seguir impulsando la RS en el país, pero surgieron problemas que involucraron una falta de ética corporativa que, por el momento, acabó con la posibilidad de trabajar en conjunto.
Como bien saben, la ética siempre debe estar presente en las operaciones y acciones diarias de una compañía u organización, tanto en el trato hacia sus colaboradores, socios, clientes, proveedores, cadena de valor, consumidores, comunidades y demás. Pero esta responsabilidad no solo es de las empresas hacia sus grupos de interés, sino de estos hacia las empresas.
Al ser parte de la comunidad de pequeñas y medianas empresas (pymes), en Expok sabemos que no es inusual encontrarse con este tipo de casos en los que la ética de los grupos de interés se ve comprometida por alguna razón y no cumplen con un acuerdo previamente hecho.
No obstante, como pymes y emprendedores también es nuestra obligación protegernos ante estas situaciones y analizar cuál es la mejor manera de reaccionar, qué buenas prácticas de negocio con clientes y de gobernanza nos hacen falta, y cómo podemos mejorar y apoyar a otros que estén pasando por el mismo problema.
Por ello, y con el objetivo de convertir esto en algo constructivo, queremos compartir con ustedes lo que aprendimos de esta experiencia.
5 tips para mejorar tus prácticas de negocio con clientes
1. Contratos claros y justos para ambas partes
Al comenzar un negocio o proyecto con uno de los grupos de interés, es importante elaborar un contrato que cuide los intereses de todos los involucrados y que contenga cláusulas claras acerca de los derechos y obligaciones que se deben cumplir en cada etapa de la relación, desde cómo se gestionará el inicio, el proceso y culminación del negocio, hasta qué sucederá en caso de que la colaboración se anule.
2. Calendario de pagos
Un tema que necesita ser abordado al principio son los pagos por el trabajo hecho o costos del proyecto: periodos de cobro, montos por cambios, demoras o cancelaciones, y más. Establecer esto con claridad y anticipación logrará crear una comunicación efectiva y honesta que, a su vez, formará una relación confiable y fructífera.
3. Asistencia legal
No subestimes el investigar e informarte acerca de tus derechos y compromisos legales. Ten el contacto de un abogado que se especialice en negocios o realización de contratos y hazle saber tus dudas; cuando lo requieras, solicita su asesoría o representación. De este modo, estarás mejor preparado al iniciar un nuevo proyecto o relación comercial.
4. Ofrece opciones
Si se llega a dar el caso de que la otra parte no cumpla con el acuerdo, trata de ser empático y entender que quizá esté pasando por una situación complicada que le impida efectuar sus responsabilidades. Recomendamos que propongas varias alternativas viables para resolver el problema, pero si este persiste y la tercera parte se niega a colaborar, entonces es momento de recurrir a acciones más drásticas.
5. Aprende a dejarlo ir
Cuando un negocio colaborativo va mal y parece no tener un arreglo cordial, lo mejor que puedes hacer es preguntarte si en verdad vale la pena tomar medidas contundentes para remediar la cuestión. Lo único que debes hacer es preguntarte “¿perderé más de lo que ganaré?”. Si la respuesta es “sí”, probablemente lo mejor sea olvidarlo y concentrar tu energía en proyectos que sí aportarán a la empresa.
Esperamos que estos consejos te sean útiles si algún día te encuentra en una posición similar y que te asistan para enriquecer tus políticas corporativas y mejorar tus prácticas de negocio con clientes.
Igualmente, queremos aprovechar este espacio para hacer un llamado a todas las compañías, sean grandes o pequeñas, que estén comprometidas con la RS: el tener el Distintivo de Empresas Socialmente Responsables (ESR) o reunir las características para ser una no significa que todo marche a la perfección al interior de nuestras organizaciones. Tenemos que estar al pendiente todo el tiempo de nuestras acciones, ser autocríticos y reconocer nuestros logros y errores. Solamente así podremos continuar fomentando genuinamente la RS en nuestro negocio y en el país.
