Cómo hacer un plan para stakeholder engagement

Hablar de stakeholders es muy común dentro del mundo empresarial y es probable que hayas escuchado este término en más de una ocasión.

La palabra stakeholders nace a raíz del trabajo de R.E. Freeman, filósofo americano y profesor de administración empresaria, quien en su obra Strategic Management: A Stakeholder Approach indica que el término se refiere a: «quienes pueden afectar o son afectados por las actividades empresariales».

Posteriormente el concepto evolucionó y se vinculó al lenguaje de la estrategia, de la ética empresarial y de la Responsabilidad Social Empresarial (RSE). A la fecha lo conocemos como «la parte interesada»: empleados, proveedores, clientes, gobierno y aquellos que se relacionan con las actividades y decisiones de una empresa.

No obstante, más allá del término, las preguntas son: ¿cuál es la importancia de la parte interesada? Y ¿cómo se puede hacer un plan para stakeholder engagement?

La importancia de los stakeholders

Siendo la parte interesada, las acciones que tome la compañía la afectarán directamente. Y la satisfacción de cada uno de los stakeholders influye en los resultados y objetivos de la empresa.

Si aprendes a comunicarte de manera efectiva con los stakeholders y eres capaz de garantizar que estos se encuentran satisfechos, tu organización prosperará.

El advenimiento de las herramientas en línea hacen que sea más sencillo involucrarse, informar y consultar con las partes interesadas, y ahora es esencial poner lo digital en el centro de tu estrategia de participación de las partes interesadas. Si lo haces, las recompensas pueden ser significativas.

¿Qué es una estrategia de stakeholder engagement?

Ciertas decisiones tomadas por las organizaciones afectarán y serán de relevancia para muchos grupos de partes interesadas diferentes.

Por ejemplo, si un Consejo quisiera construir un monumento conmemorativo para honrar a los veteranos de guerra locales, pueden consultar a familiares sobre el proyecto, colaborar con un escultor local en el diseño e informar a los medios para ayudar a promover su lanzamiento.

Pero no todos los stakeholders son creados iguales. Algunos pueden necesitar mantenerse actualizados diariamente sobre los desarrollos, mientras que otros solo requieren contacto ocasional.

Una estrategia de stakeholder engagement te ayudará a planificar con qué frecuencia necesitas comunicarse con los diferentes grupos y decidir qué herramientas usar para cada uno.

¿Por qué tener una estrategia?

Dependiendo del sector en el que trabajes, la colaboración efectiva de las partes interesadas puede ofrecer más clientes, políticas mejor formuladas, proyectos bien administrados, innovación y más.

¿Cómo gestionar el stakeholder engagement?

Construir un plan para stakeholder engagement ​​es más fácil de decir que de hacer.

Pero con más de una década de experiencia ayudando a las organizaciones a interactuar en línea con sus partes interesadas, Kahootz descubrió que hay 4 pasos clave.

4 pasos para hacer un plan para stakeholder engagement

1. Analiza a tus partes interesadas

Nunca supongas que sabes quiénes son todos tus interesados: infórmate con certeza. Cambridge Dictionaries Online define a una parte interesada como:

Una persona como un empleado, cliente o ciudadano que participa en una organización, sociedad, etc. y, por lo tanto, tiene responsabilidades hacia ella y un interés en su éxito.

Con esta definición, puedes identificar rápidamente a las partes interesadas internas y externas. El siguiente paso es mapear a los interesados ​​en cuatro grupos:

• Bajo interés, baja influencia: aquellos que necesitas para mantenerte informado.
• Alto interés, baja influencia: aquellos con los que necesitas involucrarte y consultar.
• Bajo interés, alta influencia: interesados ​​poderosos que requieres involucrar.
• Alto interés, alta influencia: socios con los que necesita colaborar.

De esta manera, puedes encontrar las mejores estrategias para participar y comunicarte con cada grupo. Para ayudarlos, es posible que desees construir una matriz de estrategia de participación de partes interesadas simple como esta, basada en las prioridades de un Grupo de Comisionamiento del NHS.

2. Define tu propósito

Tener un propósito claro es clave para una participación efectiva de los interesados. Cuando tienes una visión de lo que quieres lograr, el proceso de participación se vuelve más significativo para todos los involucrados.

Las cosas que necesitarás lograr a través de la participación de los stakeholders dependerán tanto de tu sector como de tu organización individual. Por ejemplo, los propósitos comunes dentro del sector público incluyen:

• Desarrollo de políticas.
• Desarrollo de servicios compartidos.
• Desarrollo turístico.
• Iniciativas ambientales.
• Desarrollo curricular.
• Campañas de salud.
• Iniciativas de reducción del crimen.

Del mismo modo, si te encuentras en el sector minorista, es posible que desees comprometerte con las partes interesadas para:

• Desarrollar productos.
• Refinar líneas de productos.
• Diseñar ofertas especiales.
• Planificar nuevos puntos de venta.
• Crear una estrategia de precios.
• Mejorar los niveles de servicio.
• Rediseñar interiores de tiendas.

Al tener un propósito claro, puedes usar tu matriz para identificar a las partes interesadas relevantes y gestionar su participación de la manera más adecuada: trabajar juntos, mostrar consideración, informarles o mantenerlos satisfechos, dependiendo de cuán activos e influyentes sean.

3. Mapear las herramientas disponibles para las partes interesadas identificadas

Una vez que hayas identificado a tus partes interesadas y tengas un propósito claro, es hora de encontrar las mejores herramientas para informar, consultar o colaborar con ellos.

Cuando se trata de elegir herramientas digitales para la colaboración de las partes interesadas, te recomendamos crear un mapa y superponerlo en su matriz original. Sin embargo, puedes hacer lo mismo con las herramientas tradicionales de participación de las partes interesadas, como cuestionarios en papel, presentaciones informativas, reuniones cara a cara y anuncios en periódicos.

4. Elige los métodos y tecnologías más apropiados

Cuando creas por primera vez una matriz de herramientas de participación digitales o tradicionales, puede ser desalentador. Puede parecer que necesitas invertir en muchos métodos y tecnologías diferentes, y eso es costoso, lento y no necesariamente eficiente.

Pero si bien, en teoría, podrías comprar herramientas individuales para lograr tus objetivos, hay mejores opciones disponibles como tecnologías identificadas en la matriz anterior. Eso significa que, por un costo relativamente pequeño, puedes utilizar todo lo siguiente para la colaboración interna y externa de las partes interesadas:

• Espacios de trabajo seguros para recopilar información, compartir ideas o contribuir a un proyecto común.
• Gestión de partes interesadas, lo que le permite crear equipos, asignar permisos y adaptar las comunicaciones y el acceso a cada parte interesada.
• Uso compartido de archivos seguro, con una pista de auditoría completa, bloqueo de documentos y correos electrónicos de notificación.
• Colaboración en equipo, utilizando herramientas como documentos en coautoría, bases de datos en línea personalizadas, canales RSS, foros de discusión y más.
• Gestión de tareas y proyectos, lo que le permite gestionar, impulsar y evaluar las contribuciones de las partes interesadas.
• Consulta mediante cuestionarios, encuestas y formularios de comentarios.

Invertir en un paquete flexible de colaboración en línea te permite pensar en grande y comenzar en pequeño, ampliando el alcance de tu plan de participación de las partes interesadas a medida que surgen nuevos proyectos.

Sabemos que estos pasos te ayudarán a hacer un plan para stakeholder engagement, y tener resultados eficaces, así que… ¡No esperes más y comienza a aplicarlos!