Cómo involucrar a los colaboradores con comunicación digital

La comunicación digital en el lugar de trabajo ya no es opcional, es obligatoria.

Taylor Wallace, cofundador de WeVue, dice que «la comunicación digital en nuestras vidas personales ha superado con creces la forma en que nos comunicamos en el lugar de trabajo, por lo que los colaboradores están exigiendo mejores herramientas de comunicación. Esperar que la gente trabaje de otra manera es una oportunidad perdida. La comunicación digital permite a las organizaciones tener acceso a un grupo de talentos global que puede conectarse a través de fronteras, idiomas, zonas horarias y generaciones. Los equipos pueden conectarse como lo harían en persona para compartir fotos y videos empresariales».

Las empresas deben aceptar la evolución

La tecnología cambió para siempre las maneras en que los empleados se conectan, colaboran y se comunican. El lugar de trabajo digital ayuda a las compañías de varias maneras:

• Permite a los colaboradores trabajar de manera más transparente y aprovechar mejor las redes sociales.
• Unifica las comunicaciones offline y online, manteniendo a los empleados conectados a través de sus dispositivos móviles para proporcionar acceso a herramientas e información corporativa en cualquier lugar y en cualquier momento.
• Proporciona opciones, flexibilidad y personalización.
• Minimiza el gasto y aumenta la productividad proporcionando a los empleados las herramientas y la información adecuadas en el momento adecuado.
• Gana la guerra contra el talento ofreciendo entornos innovadores que los mejores candidatos ahora esperan.

¿Qué es un lugar de trabajo digital?

El lugar de trabajo digital puede considerarse como la evolución natural del espacio de trabajo tradicional.

Deloitte dice que el lugar de trabajo digital abarca todas las tecnologías que las personas utilizan para conseguir que las tareas se realicen. Se extiende desde sus aplicaciones de recursos humanos y aplicaciones empresariales básicas hasta el correo electrónico, la mensajería instantánea, las redes sociales y herramientas de reuniones virtuales.

¿Por qué adoptar una estrategia de lugar de trabajo digital?

Adoptar una estrategia como esta tiene muchos beneficios para los negocios, como:

• Atraer talento: el 64% de los empleados optaría por un trabajo con salarios más bajos si pudieran trabajar fuera de la oficina.
• La productividad de los empleados: las empresas con fuerte presencia en las redes sociales son 7% más productivas que las que no tienen.
• La satisfacción de los empleados: las organizaciones que usan internamente las redes sociales encontraron un aumento promedio del 20% en la satisfacción de los colaboradores.
• La retención de talento: cuando el compromiso de los empleados aumenta, hay un incremento correspondiente en la retención de personal de hasta un 87%.
• Las herramientas de comunicación: los colaboradores prefieren las nuevas herramientas de comunicación, particularmente la mensajería instantánea, por encima de los más tradicionales como el correo electrónico o las áreas de trabajo de equipos.

Marco digital del lugar de trabajo

El siguiente marco brinda a las organizaciones una herramienta para entender el lugar de trabajo digital actual, e identificar áreas de oportunidad para apoyar de una mejor manera la forma de hacer negocios, ayudando a pensar holísticamente las herramientas que se usan en el lugar de trabajo.

Según Deloitte, el marco de trabajo digital incluye cuatro capas que cubren los siguientes componentes:

Uso: colaborar, comunicar, conectar

El lugar de trabajo digital tiene que ver con la capacidad de los empleados de hacer su trabajo colaborando, comunicando y conectando con los demás. El objetivo es forjar relaciones de negocios productivas dentro y fuera los grupos de trabajo, y permitir el intercambio de conocimientos en toda la empresa.

Tecnología: la caja de herramientas digitales

La tecnología facilita el lugar de trabajo digital. Cada organización tiene una caja de herramientas digitales diferentes. Adoptar los recursos adecuados para que los colaboradores puedan hacer su trabajo es fundamental.

Control: gobernanza, riesgo y cumplimiento

El uso efectivo de la tecnología en el lugar de trabajo digital se sustenta en controles apropiados. Esto significa que se debe apoyar el espacio de trabajo digital con estructuras de gobierno y procesos de gestión apropiados. El flujo de información y el uso también deben cumplir con las políticas de la compañía y las regulaciones de la industria.

Conductores empresariales: valor comercial medible

Es esencial que las necesidades empresariales impulsen el lugar de trabajo digital. Para entregar los beneficios necesarios, la dirección de la empresa debe guiar la trayectoria de este espacio.

Caja de herramientas para el lugar de trabajo digital

Un lugar de trabajo digital no se puede imaginar sin herramientas. Estas se pueden dividir en ocho categorías para que los colaboradores puedan comunicar, colaborar, conectar y entregar los servicios cotidianos.

Mensajería

Proporciona una forma rápida de comunicarse con los colaboradores:

• Correo electrónico.
• Mensajería instantánea.
• Microblogging.
• Mensajería móvil.

Productividad

Permite a los colaboradores realizar sus tareas de manera eficiente:

• Procesadores de textos.
• Software de hoja de cálculo.
• Software de presentación.
• Calculadora.

Colaboración

Permite que los colaboradores trabajen entre sí:

• Salas de equipos.
• Comunidades.
• Wikis.
• Conferencias web.

Comunicación

• Apoya el intercambio de información y publicación interna.
• Portales/intranet.
• Blogs.
• Home page personalizada.

Aplicaciones de negocios

Habilita a los colaboradores acceder a las aplicaciones de autoservicio en línea:

• Reclamaciones de gastos.
• Sistemas de recursos humanos.
• ERP.
• CRM.

Crowdsourcing

Permite a la empresa reunir ideas, aportes y pensamientos de los colaboradores:

• Plataforma de generación de ideas.
• Sondeos.
• Encuestas.
• Foros.

Conectividad

Ayuda a localizar a expertos y colegas en toda la organización:

• Directorio de empleados.
• Organigrama.
• Perfil enriquecido.

Movilidad

Permite acceso a las herramientas fuera de la oficina física o el lugar de trabajo:

• PC/laptop.
• Smartphone.
• Home office.
• Escáneres remotos.

¿Qué herramientas usas en tu lugar de trabajo para comunicar y colaborar con los otros empleados?

Beneficios del lugar de trabajo digital

El lugar de trabajo digital tiene desafíos igual que cualquier otro espacio laboral, pero el hecho que proporciona valor para el negocio lo hace obligatorio en la era tecnológica. Aquí hay algunas maneras de lograr un valor medible del lugar de trabajo digital:

• Aumentar los ingresos: proporciona aplicaciones que ayuden a los empleados a identificar las oportunidades de ventas cruzadas y de ventas ascendentes.
• Reducir los costos operativos: introduce maneras más efectivas de cumplir virtualmente, reducir los costos de viajes y telecomunicaciones, y eliminar el tiempo perdido en el aeropuerto.
• Acelerar el tiempo de venta: proporciona herramientas para ayudar a investigar, desarrollar, probar y entregar nuevos productos y servicios con mayor rapidez, como escáneres remotos que permitan cumplir órdenes remotamente.
• Mejorar la innovación: fomenta la comunicación bidireccional para impulsar discusiones, y construir comunidades de interés y práctica para impulsar la agenda de innovación.
• Mejorar la experiencia del cliente: permite a los colaboradores encontrar la información que necesitan más rápido y servir a los clientes de manera más eficiente.
• Aumentar la agilidad y la flexibilidad: proporciona las herramientas que imitan la organización y los cambios del negocio, y reflexionan los comportamientos de los empleados.
• Aumentar la satisfacción del personal: implementar herramientas fáciles de usar tanto dentro como fuera del firewall.
• Aumentar la productividad y la eficiencia: proporciona herramientas y tecnologías que ayuden a los empleados a ejecutar los procesos y funciones empresariales.
• Fortalecer el reclutamiento y la retención de talentos: desarrolla una marca de entornos de trabajo excepcionales.
• Mejorar la experiencia de los empleados: proporciona las herramientas adecuadas en el momento adecuado para los colaboradores.
• Facilitar el proceso de ventas: al habilitar todos los aspectos del lugar de trabajo digital, puedes simplificar el proceso de ventas, aumentar la conciencia de estas actividades y reducir el desorden de información.

Consejos para implementar un lugar de trabajo digital

Si aún no has implementado un espacio de trabajo digital, estos tips te pueden ayudar a hacerlo:

1. Asegurar la participación del alto nivel: gestionar el lugar de trabajo digital en niveles superiores y estratégicos.
2. Construir la alineación estratégica: coordina tu estrategia de trabajo digital con la dirección y tácticas de negocio.
3. Pensar de manera holística: piensa en un lugar de trabajo digital holístico en vez de simplemente implementar tecnologías individuales.
4. Entender la cultura: comprender y apoyar la cultura organizacional existente. No trates de forzar algo que no es parte de la cultura actual.
5. Entrega valor comercial: enfócate en entregar valor comercial en lugar de implementar la tecnología.
6. Tecnologías de investigación: elígelas detenidamente. Es un mercado activo con fuertes innovaciones y mejoras.
7. Facilitar: introduce mejores formas para que los colaboradores hagan su trabajo con un impacto operacional amplio.
8. Involucrar el riesgo, el cumplimiento y el jurídico: no lo olvides o podrías pagar el precio.

¿Ya tienes implementado un lugar de trabajo digital o te puedes dar el lujo de no hacerlo con todos los beneficios que ofrece? ¿Tienes un tip que quieras compartir con nosotros en el tema?
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