Una de las mayores preocupaciones de una compañía, ya sea grande o pequeña, es el desperdicio de recursos que se ve a diario en los equipos que hay en las oficinas. En promedio, cada documento es copiado entre 9 y 11 veces, a la vez que pasa por revisión, edición o aprobación, aumentando los gastos de papel y tinta y de todo el proceso de impresión.
¿Cuál es la solución a este problema que supone altos costos financieros y ecológicos a las empresas? A continuación presentamos cuatro pasos que le ayudarán a disminuir los costos y optimizar el manejo del servicio de impresión en su oficina:
1. Concienciación. El primer paso y el más importante consiste en enseñar a los empleados las características de impresión de sus equipos y la importancia de usarlas. Asimismo, es importante recalcar que no es necesario imprimir todo. Cada día son más las compañías que cuentan con aplicaciones que permiten recibir el documento para que sea compartido en formato digital, vía correo electrónico o publicado a un sitio web, hacia los destinatarios de la información.
2. Digitalización. Casi el 90% de la información del mundo está en papel, del cual gran parte queda en el olvido. Documentos como formularios, estados de cuenta, remisiones, cotizaciones y facturas deben permanecer en una base de datos para que sean impresos sólo en el momento en que sea necesario, pues muchos de ellos, ni siquiera ameritan imprimirse, sino que pueden circular en formato digital entre las personas o departamentos encargados de emitirlos, revisarlos, aprobarlos y almacenarlos.
3. Controla los equipos por software. Si cuenta con más de tres impresoras su oficina, requerirá de un programa centralizado que le permita controlarlas mejor, como la tecnología ConnectKey de Xerox. Las aplicaciones de ConnectKey lo ayudan a aumentar la productividad ya que simplifican y disminuyen las tareas cotidianas. Al igual que cualquier solución de software tradicional, las aplicaciones de ConnectKey amplían las capacidades de su impresora multifunción compatible con ConnectKey y lo ayudan a sacar el mayor partido de la inversión realizada en hardware.
4. Servicios Administrados de Impresión. Además de abordar los temas de costo y productividad, una estrategia de servicios gestionados de impresión como la de Xerox, puede ayudar a las empresas a reducir el impacto ambiental relacionado al funcionamiento de los dispositivos. MPS permite a las compañías alcanzar sus metas en materia de sustentabilidad ambiental, reduciendo el consumo de papel, disminuyendo el uso de energía y eliminando los desechos. La mayoría de las empresas desconoce cuánto tiempo y dinero invierten en sus procesos personales de documentos y en los dispositivos de impresión. Gracias a los servicios administrados de impresión de Xerox, obtendrá el control de sus documentos y ahorrará hasta un 30% en el proceso.
La aplicación de buenas prácticas de impresión inteligente es vital para el funcionamiento eficiente de una empresa, sea del tamaño que sea. Siga estos cuatro pasos y le aseguramos que obtendrá un ahorro de costos, optimización de recursos y, además, protegerá el medio ambiente.
Comunicado de Prensa.
