Para dar flexibilidad a los empleados, algunas empresas han experimentado con una semana laboral de cuatro días, y muchas otras han comenzado a reducir a una jornada laboral de 5 horas.
Esto se debe a que un alto porcentaje de sus colaboradores trabajan desde casa y pueden estar haciendo malabares con otras responsabilidades como el aprendizaje remoto para sus hijos. Pero… ¿Cómo podría funcionar la jornada laboral de 5 horas? A continuación te compartimos algunas formas de trabajo para que esta propuesta sea exitosa.
Organizar horas
Según información de Fast Company, si van a intentar trabajar menos, deberán tener una claridad excepcional sobre cuándo están trabajando y cuándo no. Eso no significa que se deba trabajar exactamente las mismas horas todos los días, pero sí significa que debe tener claridad sobre cuándo está completamente concentrado en su trabajo y cuándo su atención está en la vida fuera del trabajo.
El enfoque al trabajo de 11 a 17 horas tiene una sensación muy diferente a seis horas esparcidas en un período de 12 horas. Incluso para las personas más productivas, la cantidad máxima de tiempo que pueden ser consistentemente productivos es de 8 a 9 horas por día y, a veces, de 60 a 90 minutos adicionales de trabajo por la noche.
Algunos trabajan unas pocas horas en un día de fin de semana, y luego a todos les va mejor con al menos un día libre del trabajo.
Este tipo de programa es algo que se puede mantener a largo plazo durante meses o años. Más que eso puede durar poco tiempo durante un proyecto crucial o un trabajo de consultoría, pero conducirá al agotamiento si es un estilo de vida perpetuo.
Si los empleados están trabajando muchas más horas de lo que es sostenible, has que tu punto de partida busque limitar las horas de la noche y luego reduce gradualmente a partir de ahí. Si actualmente están trabajando de 40 a 45 horas, pero desean dedicar aún menos tiempo al trabajo, deben definir el horario que más les convenga, como de 9 a.m. a p.m. de lunes a viernes, y comienza a ver cómo puedes maximizar tu productividad dentro de ese lapso.
Reducir reuniones
La ruta más rápida hacia ese objetivo tiende a ser la gestión de reuniones. Eso significa programar menos y ser muy consciente de la duración y frecuencia de las mismas. Por ejemplo, algunas personas cambian su tiempo de reunión predeterminado a 30 minutos. Y algunas reuniones semanales se pueden reducir a quincenales o incluso mensuales.
Si planeas disminuir tus horas, deberás bloquear el tiempo como no disponible fuera de los horarios en los que deseas estar «encendido». También deberás dedicar algo de tiempo durante tus horas de trabajo para responder al correo electrónico y realizar las tareas. Esto obligará a disminuir el porcentaje diario de tiempo que dedicas a las juntas.
Comunicar menos
Si cada vez que aparece un correo electrónico lo respondes o incluso lo miras, te estás interrumpiendo cientos de veces al día. Esto podría convertir las tareas de 15 minutos en tareas de 30 o 45 minutos porque nunca te estás dando tiempo para concentrarte.
Si es posible, apaga tus notificaciones y luego responde los mensajes cuando te funcione. Eso podría ser al comienzo del día, a la mitad del día y luego antes de terminar al final del día. O si la mayoría de los mensajes que recibes no son muy urgentes, incluso podrías limitarte a un tiempo diario para procesar, depurar y responder a tu correo electrónico.
Lo mismo ocurre con los métodos de comunicación como Slack o las aplicaciones de chat. Es posible que debas responder con más frecuencia que enviar un correo electrónico. Pero publica tu mensaje de ausencia cuando necesites concentrarse. Esto te permitirá cumplir con los plazos y terminar el día antes.
Una de las claves para trabajar menos es tener menos interrupciones.
Delegar más
Si administras a otras personas, podría haber oportunidades para delegar más. Si tienes un asistente, podría parecer que él programe reuniones, haga seguimientos, clasifique correos electrónicos o se encargue de reservar viajes.
Si tienes personas que dependen de ti podría parecer que asisten a reuniones o que las capacitan para realizar determinadas tareas. O si no tienes responsabilidad directa sobre nadie, pero a menudo te encuentras asumiendo tareas que no están específicamente dentro de la descripción de su trabajo, podrías dirigir a las personas hacia el departamento adecuado, como soporte de TI o contabilidad.
Si el objetivo es reducir sus horas y lo estás haciendo mediante la delegación, solo asegúrate de no delegar tanto que haga que tus compañeros trabajen de 10 a 12 horas al día.
El objetivo general es mejorar las horas, la eficiencia y la eficacia para todos.
Ser serio con las distracciones
Si desea dedicar menos horas al trabajo, debes asegurarte de estar realmente trabajando durante este tiempo. Una encuesta ampliamente citada realizada por Vouchercloud, una empresa de ahorro de precios con sede en el Reino Unido, preguntó a casi 2,000 trabajadores la duración promedio de su productividad. El grupo autoinformó que la cantidad promedio fue de aproximadamente tres horas en un día.
Las distracciones incluían cosas como leer sitios de noticias y redes sociales, y ahora que muchos trabajan desde casa, esas distracciones podrían incluir todo, desde doblar la ropa sucia hasta hablar con sus hijos.
Nunca te sentirás satisfecho con tu rendimiento, especialmente si trabajas menos de ocho horas al día, si estás ocupando tu tiempo con muchas tonterías. Se muy claro sobre lo que puedes y no puedes hacer durante tu tiempo de trabajo.
En tu trabajo, puede tener sentido que experimentes trabajando menos, especialmente si has aumentado tus responsabilidades fuera de él, pero para que eso sea posible, debes ser exacto en las expectativas en términos de tu trabajo como individuo y como parte de un equipo.
