Cuando se trata de comunicar la responsabilidad social y las buenas prácticas, todas las herramientas y pautas pueden convertirse en grandes aliados. Un ejemplo de ello podría ser una gira de comunicación, en donde las protagonistas sean las ganas de querer dejar una huella positiva en el entorno y en las comunidades.
Más allá de las puertas abiertas
Una política de “Puertas abiertas” es la práctica que tienen algunas empresas de incentivar a que sus colaboradores puedan acercarse a la dirección a compartir sus inquietudes sin importar qué tan delicado sea el tema.
Usualmente se hace literalmente teniendo la puerta de dirección abierta e incentivando a los colaboradores a participar ocasionalmente, sin embargo no es la única forma; también suelen hacerse días de recorrido de pasillos, donde los directivos caminan por toda la empresa con la expectativa de que los colaboradores se acerquen a hacer comentarios o sugerencias.
Esta política ha sido puesta en marcha por los más grandes líderes, como Jeff Weiner, el CEO de LinkedIn, con el fin de desarrollar y fortalecer la confianza de los colaboradores hacia las compañías y su dirección.
La dinámica de la política de “Puertas abiertas”, le permite tanto a la dirección como al personal, compartir puntos de vista, ofrecer retroalimentación e incluso compartir lo que les disgusta sin temor a una represalia.
Sin embargo, se requiere de una capacitación constante tanto para líderes como para la plantilla de trabajo, que fomente una sana conversación para impulsar que la política de puertas abiertas sea todo un éxito.
Una empresa 100% mexicana y socialmente responsable de la industria del café, decidió ir más allá de la política de puertas abiertas para motivar la retroalimentación: una gira de comunicación.
¿Gira de comunicación? ¡Oh, sí!
La responsabilidad social y la motivación por la mejora continua, así como la relación con los stakeholders ha impulsado a que empresas como CAFFENIO, rompan los esquemas y desarrollen nuevos métodos para generar prácticas en esta materia.
Bajo esta sed por innovar, crearon la Gira de Comunicación, cuyo objetivo es establecer un canal más cercano y directo con el personal de CAFFENIO.
Durante esta gira, el director general, José Antonio Díaz Quintanar, entabla conversaciones con los colaboradores, quienes tienen la oportunidad de compartirle sus propuestas y opiniones a favor de una mejora constante de CAFFENIO y su manera de trabajar.
A lo largo de la Gira de Comunicación, el equipo de CAFFENIO también recibe nuevos proyectos y en general una visión de la empresa por parte del personal que trabaja para la compañía.
La dinámica
La gira de comunicación consta de cinco importantes etapas que aseguran el éxito de esta iniciativa:
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1) Entrevista uno a uno con el director: en donde cada colaborador tiene la oportunidad de comentar algún punto de vista, petición o área de mejora para su trabajo, su líder (jefe coach), sus compañeros, su departamento o área y su empresa. Esta parte es la evaluación cualitativa de la práctica.
2) Encuesta de clima laboral: en donde cada colaborador tiene la oportunidad de calificar su trabajo, la relación con sus compañeros, el liderazgo de su jefe, su empresa. Esta parte es la evaluación cuantitativa de la práctica.
3) Análisis de comentarios de entrevista y resultados de clima laboral: en esta parte de la práctica se analizan y se cruzan los resultados cualitativos y cuantitativos, estos resultados se revisan por comité gerencial y se comparten con todos los líderes, y el resultado global se extiende a todos los colaboradores de la empresa.
4) Planes de acción en base a resultados: estos planes de acción se ejecutan por los jefe-coach (líderes) de cada sucursal, departamento o área de la empresa.
5) Capacitación y plan de desarrollo para jefes-coaches (líderes): estos se llevan a cabo a lo largo del año y los temas impartidos en cada evento de capacitación son las necesidades detectadas en la entrevista con dirección y en la encuesta de clima laboral.
Por otra parte, el director recibe una retroalimentación, que toma en cuenta para mejorar y ser un líder más preparado y empático con su equipo de trabajo, dándole un valor especial a la opinión de cada uno de los y las participantes en esta gira de comunicación.
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Esta estrategia de comunicación ha tenido un impacto favorable en los diferentes niveles de la compañía. Incluso CAFFENIO a incrementando su plantilla laboral en más de 300%. Aquí abajo puedes ver más acerca de los resultados.
La Gira de Comunicación se realiza anualmente y tiene su origen en el 2010, cuando el director general, José Antonio Díaz Quintanar, decidió comenzar con una práctica que le permitiera fortalecer el vínculo con el personal que labora en CAFFENIO.
Al finalizar esta iniciativa, el director les otorga un cuestionario en hoja de papel para que cada persona escriba sus comentarios. Esta retroalimentación, también sirve para implementar mejoras en procesos y mejorar el ambiente laboral en cada sucursal.
Áreas de oportunidad
Como parte de los resultados obtenidos de esta Gira de Comunicación, en el 2012 se documentó que los comentarios recibidos por parte de la plantilla, ayudaron a mejorar el ambiente laboral y permitió que se institucionalizara el rol del líder (jefe-coach) como responsable e impulsor del desarrollo y resultados de su gente en un ambiente cambiante.
Además, esta iniciativa le permite a la compañía, detectar focos rojos que puedan estar impidiendo el desarrollo de un buen ambiente laboral o impidiendo que la plantilla laboral trabaje de manera adecuada.
De acuerdo con CAFFENIO, este tipo de temas se han ido mejorando al paso de los años mediante el desarrollo y capacitación de los líderes de cada sucursal y departamento, generando un impacto positivo en todo su personal directo, dando como resultado mejoras en el clima laboral, un mayor compromiso por parte de los jefes-coach y por parte de su personal a cargo.
La gira de comunicación se realiza cada año, y se abre un foro de participación de la comunicación estratégica y entrevistas por parte de dirección que se llevan a cabo en cada una de las sucursales de la empresa alrededor del territorio nacional durante los meses de octubre y noviembre.
Así que la próxima vez que busques una forma de acercarte a tu equipo de trabajo y quieras comunicar tus prácticas, quizá quieras inspirarte en este caso de éxito.
