Las fiestas decembrinas marcan la llegada de las luces de colores y los pinos navideños, decorados al gusto, en la gran mayoría de los hogares en diferentes países. En las empresas el espíritu navideño significa también preparar el brindis de fin de año y observar un incremento, o descenso importante en sus actividades, según la industria en que se desempeñen. A menudo, la temporada también evidencía la necesidad de establecer una política de regalos.
Así como Navidad parace una oportunidad excelente para estgrechar vínculos con personas importantes en tu vida personal, a nivel corporativo representa una ventana para acercarte a diversos grupos de interés y reforzar la cercanía. Se trata de una época que muchas empresas aprovechan para consentir a los clientes, los encargados de compras, los medios de comunicación y otros actores clave para impulsar sus actividades en el futuro.
Estrechar vínculos con los grupos de interés siempre es una buena idea. Consentirlos en fechas especiales como cumpleaños o Navidades puede ser una excelente camino para fortalecer las relaciones públicas; no obstante existen ocasiones en que la corrupción llega disfrazada de buenas intenciones, y otras, en que los regalos y apapachos pueden dar lugar a malas interpretaciones. ¿Cómo evitarlo?
¿Qué es una política de regalos?
Una política de regalos es un documento a través del cual una organización busca regular la recepción y entrega de presentes a sus grupos de interés, con el objetivo de favorecer el fortalecimiento de las relaciones públicas al tiempo que se reduce el riesgo de incurrir en prácticas de corrupción o soborno.
La corrupción es un problema social complejo que cada año cuesta aproximadamente el 5% del producto interno bruto a nivel mundial, de acuerdo con información de Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). El organismo también estima que en los países en vías de desarrollo, se pierde, debido a la corrupción una cantidad de dinero diez veces mayor a la dedicada a la asistencia oficial para el desarrollo.
Se trata de un delito grave que frena el desarrollo econóimico y social. Es además uno de los mayores impedimentos para alcanzar los Objetivos de Desarrollo Sostenible que tan fervientemente se han abrazado desde la responsabilidad corporativa. Prevenirlo y erradicarlo es tarea de todos.
Ninguna empresa o profesional quiere enfrentar acusaciones por soborno o corrupción; sin embargo también es un hecho que ninguna organización es inmune a esta enfermedad. El mejor camino para evitar el escándalo es estar libres de malas prácticas y establecer mecanismos de prevención y sanción adecuados. Tolerancia cero a la corrupción; esa debe ser la política de toda empresa responsable.
La política de regalos es una de las herramientas que las empresas pueden utilizar para prevenir la existencia de sobornos y garantizar estar libres de prácticas corruptas o cualquier actividad que pueda confundirse con ellas.
Vale la pena destacar que la política de regalos por sí misma, no es un instrumento de regulación, sino una guía de conducta que permite a sus colaboradores conocer el tipo de presentes que pueden, o no, enviar o recibir de los diferentes grupos de interés.
Una vez establecida la política de regalos, es importante establecer mecanismos de identificación y sanción en caso de incumplimiento. El objetivo es garantizar la ausencia de sobornos en cualquier nivel de la organización; entendiendo por ello una oferta, promesa o recompensa, ya sea económica o en especie, por realizar u omitir acciones relacionadas con las actividades de la empresa.
Cómo hacer una política de regalos
Una política de regalos eficiente proporciona a los colaboradores orientación detallada sobre lo que es y no es apropiado aceptar como regalo, oferta, publicidad, premio o muestra de agradecimiento, de un cliente, proveedor, proveedor potencial o colaborador.
1. Sé específico
Al momento de definir la política de regalos de tu organización es necesario que seas lo más específico posible. Es importante establecer si el documento contempla los presentes recibidos dentro y fuera de las instalaciones. Así mismo, si se permiten obsequios, la política debe establecer el valor aceptable de los mismos, las circunstancias bajo las cuales un colaborador puede aceptarlo y si existen situaciones excepcionales.
2. Establece vínculos con otras políticas
Del mismo modo, es importante que la política de regalos establezca vínculos con otras políticas de la compañía, especialmente el respeto al código de conducta y la relación con una política anticorrupción mucho más amplia en la que se establezcan sistemas de control interno y vigilancia.
Los códigos de conducta, por ejemplo, generalmente establecen que todos los empleados demuestran un compromiso para tratar a todas las personas y organizaciones con las que entran en contacto o realizan negocios de manera imparcial.
Una política de obsequios requiere entonces de que los empleados demuestren los más altos estándares de ética y conducta en relación con posibles vendedores, proveedores y clientes.
3. Prohibido prohibir
Mucho se ha hablado de que un camino para prevenir la corrupción es garantizar que los colaboradores encuentren los incentivos que necesitan en casa. Ofrecer a tus colaboradores un salario justo y transparentar los criterios de asignación es fundamental para prevenir la corrupción en la organización.
Del mismo modo, nada es más tentador que lo que está prohibido, así que en lugar de negar a tus colaboradores la posibilidad de aceptar regalos, crea mecanismos que les permitan hacerlo de forma mesurada y compartirlo con su equipo de trabajo. Rifar los obsequios en los diferentes departamentos o compartirlos, puede ser una excelente alternativa.
4. Contempla cada escenarior
¿Tienes previtas todas las situaciones posibles? Hay veces en que aparecen errores humanos, pero si se da al cliente toda la información se puede subsanar. En cambio, la desinformación es lo que pone más nervioso al implicado. Previsión y planificación son tus armas para no dar una falsa sensación de desorganización.
5. Comparte toda la infirmación posible
El manejo de situaciones de conflicto se llevan a cabo mejor si la persona de la empresa que se encarga puede respaldarse en cualquier tipo de información publicada. Si la información es pública, la política de regalos aporta un punto de transparencia crucial para la máxima satisfaccción de los clientes que han confiado en el incentivo.
Ejemplos de políticas de regalos
1. Nestlé:
Pautas anticorrupción, regalos y entretenimiendo de Nestlé (para clientes y proveedores)
Con relación a los regalos, la marca establece en esta política que:
(a) Cualquier regalo debe ser no solicitado y no afectar, o ser percibido como afectando, el juicio comercial. Los obsequios solo deben ofrecerse y recibirse en conexión con un evento comercial o cultural habitual. Efectivo, préstamos, sobornos o ventajas equivalentes están absolutamente prohibidos.
(b) Los obsequios no deben exceder SGD150 y, en cualquier caso, no deben ocurrir más de 3 veces al año con la misma persona.
(c) No se debe dar obsequios a los funcionarios del gobierno en nombre de Nestlé.
2. Grupo Argos:
Política de regalos y atenciones
Entre otros lineamientos, la política de regalos de Grupo Argos establece:
1. No ofrecemos, aceptamos o solicitamos regalos o atenciones, si se entienden o parecen entenderse, como una obligación o un soborno.
2. No ofrecemos, prometemos, pagamos o autorizamos pagos, directa o indirectamente, para influir en las decisiones de algún funcionario gubernamental, autoridad o cualquier otro tercero.
3. No ofrecemos, aceptamos o solicitamos regalos o atenciones a cambio de otorgar alguna ventaja o de desconocer algún procedimiento, en favor o en contra de un tercero.
