Cada vez son más los corporativos que se alejan del típico modelo de oficinas en las que se pueden encontrar cientos de hileras idénticas de escritorios donde los colaboradores trabajan sin parar, y donde solo algunos altos directivos tienen el privilegio de una oficina privada. Ahora, hay instalaciones innovadoras, impulso al trabajo desde casa y también empresas que le dicen adiós a los lugares asignados y las oficinas cerradas.
Una de estas compañías es el banco Citi, que recientemente estrenó un nuevo espacio en Long Island City en el que se concentra a 200 personas que antes trabajaban en diferentes oficinas, pero donde solo hay 150 asientos, porque las oficinas anteriores no eran utilizadas en su totalidad con motivo de diversos horarios, enfermedades o vacaciones.
Pero lo más importante de este nuevo edificio es que las personas cuentan con un casillero personal para guardar sus pertenencias pero nadie tiene un lugar fijo y no existen las oficinas privadas. Según reporta Harvard Business Review (HBR), esto se hizo con la idea de mejorar la cohesión del equipo y también aprovechar mejor los espacios.
Ahora se cuenta con estaciones de trabajo con computadoras de dos pantallas, salones de conferencias, salas para juntas, y sí, algunos espacios más privados para quienes necesitan tiempo de concentración. Cada estación individual está equipada con toallas desinfectantes para que al final del día queden listas para un posible nuevo ocupente, y el edificio usa alta tecnología verde para determinar las condiciones de luz y temperatura necesarias según la cantidad de gente que esté trabajando en un momento determinado.
Por supuesto, es difícil romper hábitos y la mayoría de las personas tienen un espacio preferido en el que se sientan casi todos los días, pero este nuevo arreglo también ha logrado la colaboración y camaradería entre compañeros que antes ni siquiera se conocían. Además, se crearon cuatro «barrios» para distintas áreas, como manejo de talento, compensación y recursos humanos, logrando así mantener el sentido de la pertenencia.
¿Cómo puede una empresa hacer este experimento con éxito? Aquí las cuatro sugerencias de Citi, publicadas en HBR:
1. Usar tecnología: para hacer todo más fácil, usa la tecnología que está a tu alcance. En Citi se instalá una máquina de ruido blanco que permite ahogar las voces y ayuda a la concentración y cuando un colaborador se da de alta en una computadora tiene acceso a toda su información y también su número de teléfono personal.
2. Crear nuevas reglas: genera normas que ayuden a usar el espacio de la mejor manera y sé consciente de que estas pueden evolucionar con el tiempo.
3. Permitir la personalización: en Citi, los «barrios» han comenzado a generar ideas para personalizar su espacio. En uno, se exhiben globos de nieve que los compañeros han traído de sus viajes y en otro, los reconocimientos que ha ganado la empresa.
4. Hacer énfasis en la resolución de problemas: cuando surge algún problema imprevisto, como el exceso de ruido, todos deben colaborar para resolverlo, no solo los líderes.
