Voluntarios en procuración de fondos

Dedicamos este artículo a los

miembros de la Cruz Roja

que asistieron al taller en Tepatilán

Por Emilio Guerra Díaz

Uno de los temas que dentro de la convocatoria para apoyar el trabajo de una organización de carácter filantrópico con voluntarios que resulta ser muy delicado consiste en involucrarlos en las actividades de procuración de fondos. En torno a este propósito subsisten diversos mitos, riesgos y satisfacciones los cuales no pueden ser abordados sólo en un artículo, por lo que en un futuro, seguiremos ahondando en el tema.

Sin embargo en esta ocasión ofrecemos al lector algunas reflexiones que consideramos fundamentales para cuando se piense en convocar voluntarios para que nos ayuden a atraer donativos, sobre todo económicos para determinada organización.

¿Por qué una OSC desea apoyarse en voluntarios para obtener recursos? La respuesta podría encontrarse impregnada de una obviedad: “pues porque necesitan dinero”. ¡Claro! Pero detrás de esa afirmación se esconden algunos mitos. Veamos y pongamos atención primero a la lógica de la organización.

En efecto la organización requiere de recursos y busca obtener ayuda de voluntarios para recibir donativos. Desde ahí en varias ocasiones sólo se piensa en voluntarios que ayuden a actividades como colectas, boteos, peticiones directas, participación en eventos, etc. pero se olvida de los consejeros que como voluntarios también tienen la oportunidad de colaborar y aparentemente dirá el lector que la participación de ellos en la procuración de fondos es “harina de otro costal”.

De tal manera una organización cuenta con distintos recursos humanos para la procuración: los miembros del Consejo Directivo o Patronato (quienes son voluntarios), el equipo operativo y los voluntarios que apoyan en proyectos y servicios.  Sin embargo ahora solo nos referiremos a éstos últimos.

Quien es responsable de coordinar a los voluntarios para procuración de fondos puede caer en algunos errores de concepción respecto a cómo son involucrados en ese propósito y puede ser seducido por la ley del menor esfuerzo y quererse ahorrar trabajo que traslapa sus responsabilidad al voluntariado.

La procuración de fondos resulta ser, como lo afirmó George Brakeley, “un proceso, no un suceso”. Partiendo de ese concepto, procurar fondos demanda una planeación que deberá desarrollar en diversas etapas. Algunos capacitadores, consultores y profesores que enseñan técnicas y principios de procuración de fondos se apoyan en la idea de que ese proceso es un ciclo. Ciertamente lo es pero lo que hay que indicar con mucho cuidado es que a uno varios voluntarios no puede les puede asignar la responsabilidad de que su aporte cubra todo el proceso.

Eso es una aberración y una práctica muy común que se puede comprobar a través de las solicitudes de ayuda que se publican en portales y redes de voluntariado. De tal manera se leen como ofertas de servicio altruista invitaciones como las siguientes: “Busco voluntario procurador de fondos”, “Voluntariado para gestionar el apoyo de…”, “Procurador de fondos voluntario con comisión por los recursos recaudados (sic)”, etc.

Dicho de otro modo, las etapas del proceso son atribuciones de un coordinador de procuración de fondos por lo que recibe un sueldo dentro de la organización y trabaja con el Director(a) General y el Consejo Directivo y sólo convoca a voluntarios para determinadas actividades de algunas etapas del proceso. Las etapas del ciclo son: 1) Preparación institucional, 2) Ejecución, 3) Administración, 4) Evaluación y 5) Renovación.

Desde nuestro particular punto no es conveniente asignar todas las actividades de la primera etapa a un voluntario. Algunas de las tareas que conforman la primera etapa son: a) la planeación (para qué se requieren recursos), b) Definir la problemática a resolver a través de un plan de procuración de fondos, c) Definir un presupuesto, d) Establecer un calendario, e) prospectar posibles donantes a partir de la base de datos institucional, f) Consolidar una estrategia, g) desarrollar un plan alternativo, h) desarrollar un sistema de comunicación, i) Involucrar al Consejo Directivo o Patronato, j) solicitar apoyo de otros actores como consultores, especialistas, prestadores de servicio social, etc.

Por qué afirmamos esto. Porque todas las actividades mencionadas suponen un conocimiento mucho más profundo de la organización, niveles de responsabilidad distintos, interacciones con el personal y el órgano de gobierno, y disponer de los recursos que forman patrimonio de la asociación las cuales no son dominados por un voluntario.

De otra manera, si no se tiene control en lo básico pueden surgir riesgos sorpresivos, como por ejemplo, que un voluntario disponga de información, como una base de datos que copie y lleve a otra organización, que se desespere por la inmensa carga que representa preparar a la institución y que “nos deje colgados”, es decir, que ya no regrese a la oficina, que de otro uso de tipo personal a los recursos de la organización, etc.

En cambio, si conviene convocar voluntarios para apoyar actividades de las otras etapas, pero éstas deben ser concretas, claras y controlables. Un coordinador de procuración de fondos acompaña el desempeño de los voluntarios para las actividades adecuadas, cuida el prestigio de la institución y detecta mejoras para facilitar el trabajo de ellos cuando salen a solicitar donativos.  Pero antes de ello, el coordinador debió ofrecer información sobre los alcances de la actividad de  procuración de fondos, capacitó y entrenó a los voluntarios sobre cómo pedir y contestar adecuadamente las preguntas que puedan hacer los donantes respecto al destino y utilización de sus donativos.

A través de la Alianza Mexicana de Voluntariado puede apoyarse para desarrollar eficientemente su programa de procuración de fondos en los que integre voluntarios.

Próximos eventos

Presentación del libro “Lo esencial del Voluntariado”

Recuerde la presentación del libro del Dr. Luis Aranguren, “Lo Esencial del Voluntariado”. El evento se llevará a cabo en el IMDOSOC, el 3 de septiembre a las 19:00 horas, su sede está ubicada en Luis Ogazón 56, Col. Guadalupe Inn.

IV Feria Nacional de Voluntariado

Amevol y la Fundación Nosotros los Jóvenes y otras organizaciones promotoras están trabajando ya en elaborar el programa de esta nueva edición. En próximas colaboraciones se publicarán detalles.

Emilio Guerra Díaz

Emilio Guerra cuenta con amplia experiencia en la Gestión de la RSC, destacando su trabajo en el área de vinculación con la comunidad que potenciar la inversión social empresarial. Ha gerenciado fundaciones empresariales.